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Onboarding – So gelingt die Einarbeitung neuer Mitarbeitenden
Aller Anfang ist schwer! An dieses Sprichwort denken wohl viele während der ersten Wochen im neuen Unternehmen. Um die Anfangszeit für neue Mitarbeitende zu erleichtern, ist deshalb vor allem eins wichtig: ein gutes Onboarding.
Aber auch Führungskräfte haben großes Interesse daran, Neuankömmlinge gut zu integrieren und langfristig ans eigene Unternehmen zu binden. Stichwort: Fachkräftemangel vorbeugen.
Damit das Onboarding gelingt, gilt es einige Dinge zu beachten. Im folgenden Artikel erfahren Sie mehr über die Ziele und Phasen des Onboarding-Prozesses. Denn ein gutes Onboarding geht weit über ein kurzes Händeschütteln am ersten Tag hinaus.
Was ist Onboarding – Definition, Dauer und Ziele
Der Begriff Onboarding kommt aus dem Englischen und lässt sich am ehesten mit „An Bord-Nehmen“ übersetzen. Hierbei ist natürlich nicht das Betreten eines Schiffs gemeint. Vielmehr versteht man unter Onboarding die Integration neuer Mitarbeitender in ein Unternehmen. Die folgenden drei Aspekte sind dabei entscheidend:
- Die fachliche Integration – die Einführung des Mitarbeitenden in seinen oder ihren Arbeitsbereich
- Die soziale Integration – das Kennenlernen der KollegInnen und Vorgesetzten: „Teilwerden“ des Teams
- Die kulturelle Integration – das Verinnerlichen der Unternehmenskultur
Die genaue Dauer des Onboardings richtet sich nach den Anforderungen der jeweiligen Stelle. Generell gilt: Das Onboarding beginnt mit dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrags und endet mit der Probezeit.
Die Ziele eines guten Onboardings liegen auf der Hand: Wer gut eingearbeitet und integriert ist, kommt motiviert(er) zur Arbeit. Das erhöht die Produktivität und die Wahrscheinlichkeit von Top-Leistungen steigt. Ebenfalls wichtig: Gutes Onboarding verringert Kündigungen während der Probezeit – so bindet Ihr Unternehmen nicht nur Top-Kräfte, sondern spart auch unnötige Recruiting-Kosten.
Übrigens: Unterschätzen Sie nicht die Außenwirkung von gutem Onboarding. Der Mitarbeitende wird FreundInnen und Bekannten vom neuen Arbeitgeber erzählen. Positive Berichte werfen dabei ein gutes Licht auf Ihr Unternehmen: Das lockt potenzielle Kunden und weitere Fachkräfte an.
Schritt für Schritt: Die drei Phasen des Onboarding-Prozesses
Um bei der Durchführung des Onboarding-Prozesses nicht den Überblick zu verlieren, hilft eine systematische Vorbereitung. Tipp: Orientieren Sie sich bei der Planung an den drei Phasen des Onboarding-Prozesses. Im Folgenden stellen wir Ihnen die einzelnen Phasen vor.
Erste Phase – Preboarding
Die Tinte unter dem Arbeitsvertrag ist gerade getrocknet. Bereits jetzt beginnt mit dem Preboarding der erste Teil des Onboarding-Prozesses. Die übergeordnete Aufgabe dieser Phase: All jene Vorkehrungen treffen, damit die ersten Arbeitstage zum Erfolg werden:
Offenes Ohr: Zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag liegen häufig mehrere Wochen. Haben Sie in dieser Zeit ein offenes Ohr für etwaige Fragen und bieten Sie dem neuen Mitarbeitenden Ihre Hilfe an: beispielsweise bei der Wohnungs- oder Kitaplatzsuche. Tipp: Viele Mitarbeitende werden sich nicht aktiv Sie wenden. Umso wichtiger ist es deshalb, dass Sie von sich aus den Kontakt suchen.
Kollegen informieren: Pforte, Sekretariat, IT, Betriebsrat und zukünftige Teammitglieder – auch die zukünftigen KollegInnen sollten frühzeitig über den personellen Zuwachs informiert werden. So vermeiden Sie ungewollte Überraschungen am ersten Arbeitstag.
Mentor bestimmen: Damit Neuankömmlinge nicht bei jeder kleinen Frage an Ihre Tür klopfen müssen, können Sie einen Mentor ernennen. Wichtig: Den Mentor von Anfang an in den Onboarding-Prozess mit einbeziehen.
Arbeitsplatz: Es ist der Ort, an dem der zukünftige Mitarbeitende wohl die meiste Zeit verbringen wird – der eigene Arbeitsplatz. Umso wichtiger, dass hier alles für den ersten Tag gut vorbereitet ist: Schreibtisch, Stuhl, Computer, Bildschirm, Maus und Tastatur vorhanden? Betriebssystem auf Computer installiert? Notwendige Zugriffsrechte erteilt? Firmen-Software installiert? E-Mail-Konto und Firmentelefon eingerichtet?
Einarbeitungsplan verschicken: Schicken Sie dem oder der neuen Kollegen bzw. Kollegin frühzeitig einen Plan über den Ablauf des Onboardings. Nicht vergessen: Frühzeitig Termine für z. B. (externe) Mitarbeiterschulungen koordinieren.
Willkommensgeschenk: Ein kleines Präsent mit Grußkarte zum ersten Arbeitstag schadet nie. Vielleicht gibt es etwas, was im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen steht? Ansonsten bieten sich immer Pralinen oder ein Blumenstrauß an.
Zweite Phase – Die ersten Arbeitstage
Neuer Arbeitsplatz, neue Aufgaben, neue KollegInnen: Alles neu. Die ersten Tage in einem Unternehmen bedeuten für die meisten Neuankömmlinge vor allem eins: Unsicherheit und Stress. Damit die Gewöhnung an die unbekannte Umgebung schnell gelingt, gilt es ein paar Dinge zu beachten:
Guter Start: Es ist kein Geheimnis – der erste Eindruck zählt. Empfangen Sie den oder die neue Kollegin am bestens bereits an der Pforte und führen Sie sie anschließend zu ihrem neuen Arbeitsplatz.
Begrüßung im kleinen Kreis: Bei der ersten Vorstellungsrunde sollte nicht das ganze Unternehmen anwesend sein. Besser: ein entspanntes Kennenlernen mit dem Team. Jetzt ist auch eine gute Gelegenheit, das Willkommensgeschenk zu überreichen.
Rundgang: Wo ist eigentlich alles? Ein kleiner Rundgang hilft dem Neuzuwachs, sich an der neuen Wirkungsstätte zurecht zu finden.
Erste Aufgaben: Der neue Kollege bzw. die neue Kollegin sollte Schritt für Schritt in den Aufgabenbereich eingearbeitet werden. Hierbei entscheidend ist die richtige Balance: Überfordern Sie nicht mit zu viel Informationen in den ersten Tagen. Gleichzeitig sollte der neue Mitarbeitende schon ab der ersten Woche Teil erster Projekte sein.
Erster Lunch: Ein gemeinsames Mittagessen am ersten Tag ist eine gute Möglichkeit, neue KollegInnen abseits der Arbeit kennenzulernen. Am besten mit dem gesamten Team: Das stärkt das Gemeinschaftsgefühl und hilft beim Kontakteknüpfen.
Erstes Feedbackgespräch: Am Ende des ersten Tages (und der ersten Woche) sollte ein Vier-Augen-Gespräch geplant sein. Was lief gut? Wo gibt es noch offene Fragen? Gibt es noch grundsätzliche Dinge zu klären? Wie sehen die kommenden Wochen aus?
Dritte Phase – Integration
Die ersten Wochen sind geschafft. Die neue Arbeitskraft kommt immer besser mit ihren Aufgaben zurecht und erste Kontakte konnten auch schon geknüpft werden. Jetzt beginnt die Integrationsphase. Das Ziel: Am Ende der Probezeit können sich beide Seiten – Mitarbeitender und Unternehmen – eine weitere Zusammenarbeit vorstellen. Folgendes ist dabei wichtig:
Konstante Lernkurve: Während der ersten Wochen hat der neue Mitarbeitende schon eine Menge gelernt. Wichtig: Verteilen Sie weitere Einführungen und Schulungen über die gesamte Probezeit. So überfordern Sie nicht und sorgen für eine konstante Lernkurve.
Teambuilding: Der erste gemeinsame Lunch war ein guter Grundstein, aber die Integration ins Team braucht mehr. Wie wäre es mit Betriebsausflügen, Teambuildingevents oder Kneipentouren?
Regelmäßige Feedbackgespräche: Führen Sie die Gespräche aus der ersten Woche während der gesamten Probezeit fort. So können Sie zukünftige Onboardings noch verbessern. Vor allem zeigen Sie dem oder der neuen KollegIn aber eins: Ehrliches Interesse an der Meinung des Mitarbeitenden, das über die erste Woche hinaus geht.
So verbessern Sie den Onboarding-Prozess mit automatisierter Umfrage-Software
Feedbackgespräche sind ein fester Bestandteil des Onboarding-Prozesses. Doch leider liefern persönliche Gespräche nicht immer ehrliche Einblicke. So bleibt Führungskräften häufig verbogen, ob und wo der Schuh drückt. Aber wie kann man strukturierte Daten zum Onboarding erheben? Wie kann man einen anonymen Feedback-Kanal schaffen, der einem zeigt, wie sich die Mitarbeitenden – ob langjährig im Unternehmen oder als Neuzugang – wirklich fühlen?
Bei der Lösung dieser Probleme kann eine automatisierte Umfrage-Software wie Kiwimo helfen. Das Tool versendet in regelmäßigen Abständen kurze Stimmungsumfragen an einzelne Teams oder das gesamte Unternehmen. Die Befragung läuft dabei vollkommen anonym. Ein weiterer wichtiger Vorteil: Das Kiwimo-Tool verfügt über ein eingebautes Analyse-Modul, welches die Auswertung der gesammelten Daten präzise und automatisch durchführt. So erhalten Sie neben einem Überblick über die aktuelle Mitarbeiterzufriedenheit auch eine Prognose über die zukünftige Stimmungsentwicklung.
6 Fehler – Das sollten Sie beim Onboarding unbedingt vermeiden
Nicht immer läuft alles beim Onboarding perfekt. Fehler und Missverständnisse passieren – das ist vollkommen normal. Dennoch gibt es einige Dinge, die Sie unbedingt vermeiden sollten. Wir haben 6 große Onboarding-Fehler für Sie zusammengetragen:
Funkstille nach Vertragsunterschrift: Auch wenn der erste Arbeitstag erst in vier Wochen beginnt, sollten Sie losen Kontakt zum neuen Mitarbeitenden halten. Alles andere wirkt unprofessionell und zeugt nicht von aufrichtigem Interesse.
Schlechte Vorbereitung: Onboardings sind aufwendige Prozesse, die eine gute Vorbereitung erfordern. Nehmen Sie sich deshalb unbedingt genug Zeit und erstellen Sie einen individuellen Einarbeitungsplan, der zum Profil des neuen Mitarbeitenden passt.
Arbeitsplatz ist noch nicht fertig eingerichtet: Eine unschöne Vorstellung. Der neue Mitarbeitende will eigentlich durchstarten, aber es fehlt noch ein Stuhl und das Betriebssystem ist auch noch nicht installiert.
Kein Feedback: Geben Sie dem oder der NeueinsteigerIn unbedingt die Möglichkeit, regelmäßig zu erfahren, wo er oder sie steht – und was vielleicht noch besser laufen könnte.
Die KollegInnen nicht ins Onboarding mit einbeziehen: Es wichtig, dass das Team Teil der Einarbeitung der neuen Arbeitskraft sind. Unbedingt vermeiden: Am ersten Arbeitstag sind die KollegInnen über den neuen Mitarbeitenden überrascht.
Infodumping: Natürlich ist es Ihr Ziel, den neuen Mitarbeitenden möglichst schnell einzuarbeiten. Vermeiden Sie es aber, alle möglichen Informationen direkt in der ersten Woche an die Person bringen zu wollen. Das sorgt nur für Frust und Überforderung.
