Durch Mitarbeiterbefragung die Motivation der Belegschaft steigern

Möchten Sie gute Mitarbeitende an Ihr Unternehmen binden? Dem Fachkräftemangel ein Schnippchen schlagen? Mit motivierten Leuten etwas bewegen? Produktiver arbeiten und erfolgreicher führen? Mitarbeiterbefragungen sind der Schlüssel, um all das und noch einiges mehr zu schaffen.

Das Prinzip ist ganz einfach:

• Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden die richtigen Fragen in der richtigen Dosierung.
• Gewährleisten Sie bei der Durchführung die Anonymität.
• Werten Sie die Antworten aus.
• Handeln Sie entsprechend, indem Sie anhand des Feedbacks die Firmenkultur kontinuierlich verbessern.

Leichter gesagt als getan, werden Sie denken. Manch ein Unternehmen hat mit Mitarbeiterbefragungen nur mäßigen Erfolg gehabt. Mal haperte es an der Fragestellung, mal an der Durchführung, der Rücklaufquote oder der Auswertung der Ergebnisse.

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Umfragen fundiert durchführen und die Zufriedenheit Ihrer Teams messen können. Er erklärt, warum das wichtig ist und wie es Ihnen hilft, Ihre Unternehmenskultur zu verbessern.

Mitarbeiterbefragung signalisiert: Ihr seid wichtig!

Mitarbeitende wissen mehr. Sie sind unmittelbar in die Prozesse involviert und sehen als Erste, was gut läuft und was nicht. Viele würden gerne ihr Arbeitsumfeld verbessern, bekommen aber keine Chance dazu. Sie behalten ihr Feedback für sich, weil sie Ärger mit Vorgesetzten befürchten. Auch beim Jahresgespräch halten sie sich mit Kritik zurück, um nicht als Nörgler dazustehen. Das drückt auf die Stimmung. Im schlimmsten Fall suchen sich Ihre wertvollen Fachkräfte eine andere Stelle.

Eine anonyme Mitarbeiterbefragung liefert wertvolle Einblicke in die Motivation und Zufriedenheit der Belegschaft. Mehr noch: Die Mitarbeitenden fühlen sich wahrgenommen und wertgeschätzt. Die Umfrage signalisiert aus Sicht der Mitarbeitenden:

• Mein Arbeitgeber interessiert sich für mein Wohlergehen.
• Ich kann anonym Kritik üben, ohne Angst vor Konsequenzen.
• Ich werde ermächtigt, meine Meinung zu sagen.
• Ich kann darauf Einfluss nehmen, dass sich etwas ändert.

Allein diese Signale verbessern oft schon die Stimmung. Angestellte möchten sich mit „ihrem“ Unternehmen identifizieren und durch Befragungen tritt der Arbeitgeber in einen Dialog mit ihnen.

Unternehmenssteuerung per Umfrage

Es klingt wie ein Märchen, aber wenn man es sich recht überlegt, helfen Mitarbeiterbefragungen, Unternehmen besser zu steuern.

Zum Beispiel in folgenden Aspekten:

• Produktivität – zufriedene Mitarbeitende leisten mehr. Indem Sie die Stimmung Ihres Teams ermitteln und anhand des Feedbacks verbessern, steigern Sie dessen Arbeitsfreude und Produktivität.
• Fluktuation – es tut weh, wenn gute Mitarbeitende kündigen. Mit ihnen geht wertvolles Fachwissen verloren. Nachfolger sind kaum zu finden und die Einarbeitung ist ein langer, kostspieliger Prozess. Indem Sie die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern, senken Sie die Fluktuation und binden Leistungsträger ans Unternehmen.
• Change Management – es ist wichtig, die Mitarbeitenden mitzunehmen, wenn sich im Unternehmen etwas ändert. Per Mitarbeiterbefragung fühlen Sie Ihrem Team den Puls: Nimmt es die Veränderungen an? Fühlt es sich ausreichend berücksichtigt? Anhand des Feedbacks können Sie Veränderungen nachjustieren, bis es für beide Seiten passt – für die Vorgesetzten ebenso wie für die Belegschaft.
• Prozesse – die unmittelbar Beteiligten wissen am meisten über die Qualität ihrer Prozesse. Zapfen Sie dieses Wissen an, um Redundanzen und Versäumnisse zu korrigieren, Innovationen einzuführen und den Mitarbeitenden zu zeigen: Ihr habt die Macht, etwas zu bewegen.

Mögliche Ziele Ihrer Befragung

Es gibt viele potenzielle Zielsetzungen bei einer Mitarbeiterbefragung: Zum Beispiel erfahren Sie, wie die Stimmung in einem Team ist und warum sie so ist. Vielleicht liegt es am Arbeitsklima, dass die Niederlassung Hamburg weniger Umsatz macht als die Kölner. Vielleicht fühlen sich Mitarbeitenden, die seit dem Ausbruch von Covid-19 überwiegend im Homeoffice arbeiten, isoliert und unzufrieden. Die Befragung kann Ihnen auch signalisieren, wie zufrieden die Abteilungen mit ihren jeweiligen ManagerInnen sind. Und das, ohne die Führungskräfte bloßzustellen. 

Die Gesundheit der Mitarbeitenden ist ein weiterer wichtiger Punkt. Befragungen helfen, Überforderung und Burn-out-Gefahren rechtzeitig zu erkennen – ein wichtiger Aspekt für die psychische Gefährdungsbeurteilung. Auch die Ergonomie am Arbeitsplatz kommt zur Sprache. Da die Adressaten der Umfrage anonym bleiben, haben sie keine Bedenken, sich zu „outen“, wenn sie sich überlastet fühlen oder Rückenschmerzen haben.

Technische Durchführung einer Mitarbeiterbefragung

Die meisten Unternehmen setzen für ihre Mitarbeiterbefragungen digitale Umfrage-Tools ein. Nur wenige setzen noch auf Papier-Fragebögen. Ein solches Tool garantiert jedoch nicht, dass die Befragung gelingt.

Folgendes Vorgehen ist ratsam, damit sich die Mühe am Ende lohnt:

1. Bereiten Sie die Befragung vor: Kündigen Sie sie gegebenenfalls an und holen Sie den Betriebsrat mit ins Boot. Da Sie Verbesserungen für die Mitarbeitenden anstreben, wird dieser in der Regel wenig Einwände haben.
2. Gestalten Sie die Fragen und Antwortmöglichkeiten so, dass sie die Erkenntnisse liefern, auf die Sie aus sind. Dazu gehört auch die Auswertbarkeit der potenziellen Antworten. Diesen Schritt können Sie auch auf einem Notizblock oder in Excel erledigen.
3. Stellen Sie nicht zu viele Fragen, drei bis vier Stück pro Umfrage sollten genügen. Sonst überfordern Sie die Adressaten und bekommen kaum Rückläufer. Führen Sie lieber häufigere Mitarbeiterbefragungen mit wechselnden Fragen durch. 
4. Erstellen Sie Ihre Befragung in Ihrem Umfrage-Tool.
5. Schreiben Sie eine Begleit-E-Mail, in der Sie erklären, wie die Mitarbeiterbefragung den Mitarbeitenden nützt und dass es um ihre eigenen Belange geht, die besser berücksichtigt werden sollen. Sichern Sie Anonymität zu und erläutern Sie, wozu Sie die Daten verwenden.
6. Erstellen oder verwenden Sie ein Analyse-Tool, mit dem Sie die Antworten auswerten.
7. Testen Sie, ob alles funktioniert, bevor Sie die Umfrage versenden.
8. Überlegen Sie schon im Voraus, wie Sie die gewonnenen Erkenntnisse in Handeln umsetzen.
9. Kommunizieren Sie transparent die Ergebnisse und die Verbesserungen, die Sie deswegen anpacken möchten.  
10. Der letzte und wichtigste Schritt ist die Umsetzung. Lassen Sie die Mitarbeitenden daran teilhaben, indem Sie mitteilen, was Sie getan haben, um die Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu steigern.

Die richtigen Fragen stellen

Personaler finden es schwierig, die richtigen Fragen zu stellen. Im Internet finden Sie zwar Musterfragebögen, aber daraus eine eigene Mitarbeiterbefragung zu erstellen, ist kompliziert.

Es gibt verschiedene Fragentypen: Offene Fragen, geschlossene Ja-Nein-Fragen, Antworten mit einer Bewertungsskala. Doch wie werden diese eingesetzt? Wie bekommen Sie die Antworten, die Sie für Ihr Ziel – mehr Mitarbeitermotivation – benötigen? All diese Unsicherheiten und Ängste vor einem negativen Ergebnis hemmen den Tatendrang.

Um eine rege Teilnahme und viele Rückläufer zu erhalten, sollten es nicht zu viele Fragen auf einmal sein. Und für eine bessere Auswertbarkeit der Antworten ist es sinnvoll, den Mitarbeitenden eine Auswahl an Begründungen zu liefern. Wenn zum Beispiel jemand antwortet, er oder sie sei „sehr unzufrieden“, müssen Sie erfragen, ob es am Arbeitsklima liegt oder an einer kaputten Klimaanlage.

Ideal wäre es, vorbereitete Fragen zu haben, die einer wissenschaftlichen Methodik folgen. Zum Glück ist das heute keine Science-Fiction mehr.

Spezialsoftware für die Umfragen und Auswertungen einsetzen

Der Bonner Softwarehersteller Kiwimo geht viel weiter als klassische Umfragetools. Zusammen mit den Universitäten Potsdam und Köln hat das Unternehmen eine Software entwickelt, die Mitarbeiterbefragungen automatisiert. Das Tool stellt den Mitarbeitenden periodisch drei Fragen, jedes Mal unterschiedliche und liefert Begründungen und Freitext-Kommentare dazu. Die Fragen wurden nach wissenschaftlichen Erkenntnissen entwickelt. Sie stützen sich auf die Kernthemen Motivation, Wertschätzung und Belastung.

Personalverantwortliche haben also keine Arbeit mehr damit, Fragen zu formulieren! Ebenso wenig müssen sie ein Excel-Tool für die Auswertung erstellen. Kiwimo hat ein eingebautes Analyse-Modul, das diese Auswertung präzise durchführt. Und zudem erhöht sich die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden, weil nicht der Arbeitgeber, sondern eine unabhängige Stelle die Umfragen verschickt. Das stärkt das Vertrauen in die Anonymität und den Datenschutz.

Fazit: Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeitende

Mitarbeiterbefragungen nützen der Belegschaft ebenso wie der Führungsetage. Sie ermitteln die Stimmung in den Teams und zapfen das Wissen der Fachkräfte an. Sie zeigen Wertschätzung und Interesse am Wohlergehen der Mitarbeitenden. Wenn diese merken, dass ihr Feedback etwas bewirkt, fühlen sie sich ernstgenommen. Verbessert sich dadurch ihre Arbeitsumgebung, ist das das beste Empowerment, das man sich denken kann. Die Mitarbeitenden danken es durch mehr Zufriedenheit, Engagement und Produktivität.